Od 1 lipca 2025 r. obowiązują przepisy wprowadzające istotne zmiany w zasadach korzystania z kas fiskalnych oraz ewidencjonowania sprzedaży. Nowelizacja obejmuje zarówno małych przedsiębiorców, jak i firmy sprzedające określone grupy towarów. Zmiany mają na celu zwiększenie kontroli fiskalnej oraz dostosowanie systemu sprzedaży do cyfryzacji obrotu.
Kogo dotyczą nowe przepisy?
Zmiany obejmują wszystkich przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych, a także firmy sprzedające:
-
wyroby tytoniowe,
-
alkohol powyżej 50%,
-
paliwa stałe.
Przepisy dotyczą również właścicieli automatów vendingowych – pełny obowiązek fiskalizacji tych urządzeń zostanie wprowadzony od kwietnia 2027 r., ale przygotowania warto rozpocząć już teraz.
E-paragony – co się zmieniło?
Od lipca sprzedawcy mogą wystawiać paragony w formie elektronicznej, jeśli klient wyrazi na to zgodę. E-paragony przesyłane są z wykorzystaniem systemów zgodnych z wymogami Krajowej Administracji Skarbowej, co umożliwia ograniczenie zużycia papieru i usprawnia dokumentowanie sprzedaży.
Kasy online i CRK
Zgodnie z nowymi przepisami, kasy fiskalne online muszą przesyłać dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Transmisja danych odbywa się automatycznie lub na żądanie organów podatkowych, co pozwala na skuteczniejszą kontrolę rozliczeń podatkowych.
Kasy w automatach vendingowych
Nowe przepisy przewidują wprowadzenie obowiązku fiskalizacji automatów vendingowych. Z obowiązku wyłączone zostały:
-
ładowarki do pojazdów elektrycznych,
-
automaty mechaniczne bez zasilania.
Wirtualne kasy fiskalne
Zmiany obejmują także kasy wirtualne działające jako oprogramowanie na urządzeniach mobilnych. Nowe przepisy nakładają obowiązek:
-
posiadania certyfikatu producenta (ważnego 5–10 lat),
-
możliwości wystawiania e-paragonów,
-
stosowania procedur awaryjnych,
-
przestrzegania zasad zakończenia korzystania z kasy.
Obowiązki sprzedawców
Od 1 lipca 2025 r. przedsiębiorcy mają obowiązek:
✅ wydawania paragonów fiskalnych (papierowych lub elektronicznych) przy każdej transakcji,
✅ przechowywania kopii dokumentów fiskalnych,
✅ zgłaszania usterek kas fiskalnych do serwisu,
✅ wykonywania obowiązkowych przeglądów technicznych,
✅ zapewnienia połączenia kas z CRK,
✅ rejestracji kasy w urzędzie skarbowym,
✅ przestrzegania procedur zakończenia korzystania z kasy przy zamknięciu działalności.
Kary za nieprzestrzeganie przepisów
W przypadku braku kasy fiskalnej lub jej niewłaściwego użytkowania grożą:
🚩 dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% VAT,
🚩 grzywna do 240 stawek dziennych, zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym.
Cel wprowadzonych zmian
Nowe przepisy mają na celu:
🔹 uszczelnienie systemu VAT,
🔹 ograniczenie szarej strefy,
🔹 zwiększenie kontroli ewidencji sprzedaży,
🔹 przyspieszenie elektronizacji obrotu gospodarczego w Polsce.
Co należy zrobić?
Firmy, które jeszcze tego nie zrobiły, powinny:
✅ sprawdzić, czy kasy fiskalne spełniają nowe wymagania,
✅ przygotować możliwość wystawiania e-paragonów,
✅ przeszkolić personel z nowych procedur,
✅ skonsultować z księgowym lub doradcą podatkowym realizację nowych obowiązków.
Nowe regulacje to kolejny krok w stronę cyfryzacji sprzedaży i uszczelnienia systemu podatkowego w Polsce. Dostosowanie działalności do aktualnych przepisów pozwala uniknąć kar oraz zapewnić ciągłość pracy firmy zgodnie z prawem.