Już za kilka miesięcy firmy w Polsce wejdą w zupełnie nowy etap rozliczeń. Po podpisaniu przez prezydenta ustawy o KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur), nie ma już odwrotu – od 2026 roku system stanie się obowiązkowy. Dla wielu przedsiębiorców i dostawców oprogramowania to prawdziwe wyzwanie – i to pod presją czasu.
Kluczowe daty: kiedy KSeF staje się obowiązkowy?
-
1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania e-faktur przez KSeF wejdzie w życie dla największych firm (z obrotami powyżej 200 mln zł rocznie);
-
1 kwietnia 2026 r. – system obejmie wszystkie pozostałe firmy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców, którzy osiągają miesięczny obrót poniżej 10 tys. zł – dla nich okres przejściowy potrwa do końca 2026 r.
Od tych dat wszystkie faktury będą musiały przejść przez system KSeF, co oznacza całkowite odejście od tradycyjnego fakturowania.
Co zmienia KSeF 2.0?
Wraz z nowelizacją ustawy o VAT, Krajowy System e-Faktur staje się centralnym narzędziem do wystawiania, odbierania i rejestrowania faktur. Fiskus zyska natychmiastowy dostęp do danych z faktur oraz zapisów w ewidencjach podatkowych, co oznacza znacznie większą przejrzystość, ale i kontrolę.
Wprowadzone rozwiązania obejmują m.in.:
-
obowiązek e-fakturowania przez system KSeF,
-
możliwość wystawiania faktur w trybie offline, z obowiązkiem późniejszego przesłania,
-
dodawanie załączników do faktur (za zgodą fiskusa i przy ograniczeniu ich rozmiaru),
-
zmieniony sposób rozpoznawania korekt VAT,
-
nowe zasady identyfikacji nabywców (konieczność podania NIP lub numeru VAT).
Presja czasu: firmy i branża IT nie ukrywają obaw
Choć system KSeF został już formalnie zatwierdzony, dostawcy oprogramowania ostrzegają, że terminarz wdrożeniowy jest ekstremalnie napięty.
-
Środowisko testowe API (kluczowe do integracji) zostanie udostępnione dopiero 30 września 2025 r.,
-
Certyfikaty KSeF, niezbędne do uwierzytelnienia, będą dostępne od listopada,
-
Oznacza to, że realne testy, szkolenia i wdrożenia mogą ruszyć dopiero na przełomie listopada i grudnia.
Firmy deweloperskie przyznają, że będą miały dosłownie kilka tygodni, by przygotować systemy, przetestować rozwiązania i przeszkolić klientów. W przypadku większych firm mowa nawet o setkach wdrożeń i tysięcy pracowników, których trzeba objąć szkoleniami.
„Nie wystarczy samo uruchomienie systemu – trzeba zrozumieć procesy, nadać uprawnienia, pobrać identyfikatory jednostek i wdrożyć konfigurację. To nie dzieje się z dnia na dzień” – komentuje jeden z dostawców w rozmowie z Business Insider Polska.
Wyzwanie: szkolenia i przygotowanie pracowników
Eksperci podkreślają, że kluczowe będzie odpowiednie przeszkolenie użytkowników końcowych. System KSeF to nie tylko nowy interfejs – to też nowe obowiązki podatkowe, inne procedury i zupełnie inna codzienna praktyka fakturowania.
Dodatkowym problemem jest krótki czas na wdrożenie. Wielu przedsiębiorców nie ma jeszcze gotowych systemów, a przygotowanie wewnętrznych struktur zajmuje więcej niż kilka dni.
Przejściowy okres ochronny do końca 2026 r.
Aby złagodzić skutki przyspieszonego wdrożenia, do końca 2026 roku obowiązywać będą uproszczenia i brak sankcji:
-
nadal będzie można wystawiać faktury z kas fiskalnych (jeśli podany zostanie NIP),
-
nie trzeba będzie podawać numeru KSeF w przelewach – ten obowiązek wejdzie dopiero od 1 stycznia 2027 r.,
-
brak kar za błędy w e-fakturowaniu przez cały 2026 r. – fiskus uzna ten okres za „czas nauki”.
Opinie podzielone: przełom czy zagrożenie?
Nowy system budzi zarówno entuzjazm, jak i niepokój. Zwolennicy podkreślają, że KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji, walki z luką VAT i uporządkowania obiegu faktur.
Z drugiej strony krytycy zwracają uwagę na ryzyko chaosu, technologicznego niedopracowania oraz ogromnej presji czasowej, która może uderzyć szczególnie w małe i średnie firmy.
KSeF – masz mniej czasu, niż myślisz
Po podpisaniu ustawy przez prezydenta nie ma już wątpliwości: KSeF wchodzi w życie i stanie się obowiązkowy dla większości firm już za niespełna półtora roku. Przedsiębiorcy i dostawcy oprogramowania mają mało czasu, by dostosować się do nowej rzeczywistości.
Im wcześniej rozpoczniesz przygotowania, tym mniejsze ryzyko problemów w 2026 r.