Zbliża się 30 września – to ostateczny termin na udzielenie pracownikom zaległego urlopu wypoczynkowego za poprzedni rok kalendarzowy. Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy, że niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, finansowymi, a nawet karnymi. W tym poradniku wyjaśniamy, co dokładnie mówi prawo, jak interpretują je instytucje i czego powinien unikać każdy pracodawca, aby nie narazić się na grzywnę, mandat lub oskarżenia o mobbing.
🔍 Do kiedy trzeba udzielić zaległego urlopu?
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, niewykorzystany urlop z danego roku kalendarzowego musi zostać udzielony do 30 września następnego roku. Przepis ten dotyczy całego niewykorzystanego urlopu, z wyjątkiem urlopu „na żądanie”, który nie podlega temu terminowi.
👉 Jeśli pracownik występuje z wnioskiem o zaległy urlop – pracodawca nie może mu odmówić. Problem pojawia się, gdy pracownik nie złoży takiego wniosku lub odmawia jego wykorzystania.
⚖️ Czy pracodawca może przymusowo wysłać pracownika na zaległy urlop?
🔸 Stanowisko Sądu Najwyższego:
Tak – zgodnie z wyrokiem z 24 stycznia 2006 r. (sygn. I PK 124/05), pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet bez jego zgody. Urlop wypoczynkowy jest obowiązkiem zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
🔸 Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej:
Potwierdza powyższe – pracodawca nie musi uzgadniać terminu urlopu zaległego z pracownikiem, ale musi go udzielić do 30 września.
🔸 Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy (PIP):
PIP ma odmienne zdanie – uważa, że pracodawca nie może jednostronnie wyznaczyć terminu zaległego urlopu. Może jednak:
-
wezwać pracownika do wskazania terminu urlopu,
-
nałożyć środki porządkowe, jeśli ten odmawia współpracy (np. upomnienie, nagana).
💥 Co grozi pracodawcy za nieudzielenie zaległego urlopu?
1. Mandat karny
Za naruszenie przepisów dotyczących udzielania urlopów inspektor PIP może nałożyć:
-
do 2000 zł – przy pierwszym naruszeniu,
-
do 5000 zł – jeśli pracodawca był wcześniej karany za podobne wykroczenia.
2. Grzywna sądowa
W poważniejszych przypadkach sprawa trafia do sądu, który może nałożyć grzywnę w wysokości:
-
od 1000 zł do 30 000 zł.
Przesłanki do nałożenia grzywny:
-
brak udzielenia przysługującego urlopu (także zaległego),
-
bezpodstawne obniżenie jego wymiaru,
-
uporczywe unikanie obowiązku urlopowego.
3. Odpowiedzialność karna
W skrajnych przypadkach niewywiązywanie się z obowiązku urlopowego może być traktowane jako przestępstwo z art. 218 §1a Kodeksu karnego, jeśli:
-
pracodawca działa złośliwie lub uporczywie,
-
naruszenie praw pracownika ma charakter celowy, szkodliwy i trwały.
Kara:
-
grzywna,
-
ograniczenie wolności,
-
pozbawienie wolności do 2 lat.
❗ Czy brak urlopu może być uznany za mobbing?
Tak – nieudzielanie urlopu wypoczynkowego może być jednym z elementów działań uznanych za mobbing, jeśli:
-
jest częścią długotrwałego nękania lub ignorowania pracownika,
-
prowadzi do jego poniżenia, izolacji lub pogorszenia zdrowia.
Konsekwencje dla pracodawcy:
-
obowiązek zapłaty zadośćuczynienia,
-
roszczenie o odszkodowanie (min. wysokość minimalnego wynagrodzenia).
💰 Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Jeśli pracownik odchodzi z pracy i nie wykorzystał zaległego urlopu – pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny (art. 171 §1 Kodeksu pracy).
Wyjątek: Nie trzeba wypłacać ekwiwalentu, jeśli pracownik przejdzie bezpośrednio na nową umowę z tym samym pracodawcą i wykorzysta urlop w nowym okresie zatrudnienia.
✅ Co powinien zrobić pracodawca przed 30 września?
-
Zidentyfikować pracowników z zaległym urlopem.
-
Wezwać ich do jego wykorzystania (najlepiej pisemnie).
-
W razie odmowy:
-
zaproponować termin,
-
powołać się na wyrok SN i stanowisko MRiPS,
-
ewentualnie zastosować środki porządkowe (zgodnie z art. 108 KP).
-
-
Zarchiwizować dokumentację – pisma, korespondencję, zgody i odmowy.
🛡️ Podsumowanie: lepiej zapobiegać niż płacić
Zaległy urlop to obowiązek prawny, nie dobra wola pracodawcy. Zignorowanie terminu 30 września może kosztować nie tylko pieniądze, ale również reputację firmy i stabilność kadrową. W czasach, gdy rynek pracy jest coraz bardziej pracowniczy, przestrzeganie przepisów z zakresu prawa pracy to podstawa odpowiedzialnego zarządzania zespołem.