Krajowy System e-Faktur coraz częściej jest testowany w codziennych, zupełnie prozaicznych sytuacjach. Jedna z nich dotyczy zakupów dokonywanych na stacjach paliw bez kontaktu z obsługą. Właśnie w takim modelu zrealizowałem niedawno płatność za usługę – zakup płynu do spryskiwaczy – na stacji należącej do ORLEN S.A..
Transakcja została opłacona w pełni zdalnie, z wykorzystaniem aplikacji mobilnej, bez wchodzenia do budynku stacji i bez kontaktu z kasą. I tu pojawiła się wątpliwość: mimo że była to płatność firmowa i została wystawiona faktura, dokument nie pojawił się w KSeF.
Płatność mobilna, ale faktury w systemie brak
Zakup został dokonany przy użyciu aplikacji Orlen Pay zintegrowanej z programem lojalnościowym Orlen Vitay. Cały proces przebiegł sprawnie: wybór produktu, płatność w aplikacji i potwierdzenie transakcji – wszystko bez wizyty na stacji. Po zakończeniu zakupu otrzymałem fakturę w tradycyjnej formie, jednak po zalogowaniu do KSeF nie znalazłem tam odpowiadającej jej e-faktury.
To rodzi naturalne pytanie: czy sposób realizacji transakcji – całkowicie zdalny, bez fizycznego udziału kasy – może mieć wpływ na to, czy faktura trafia do Krajowego Systemu e-Faktur?
Możliwa przyczyna: tryb sprzedaży i kasa fiskalna
Wiele wskazuje na to, że kluczowe znaczenie ma nie sam fakt użycia aplikacji, ale sposób technicznego wystawienia dokumentu sprzedaży. Jeśli faktura została wygenerowana w oparciu o system powiązany z kasą fiskalną (nawet jeśli klient nie stał przy kasie), taki dokument może funkcjonować poza KSeF – dokładnie tak, jak tradycyjne faktury wystawiane na stacjach paliw.
W praktyce oznacza to, że nowoczesny, bezobsługowy model zakupów nie zawsze idzie w parze z pełną automatyzacją obiegu dokumentów w KSeF. Dla przedsiębiorcy efekt jest zaskakujący: płatność cyfrowa, aplikacja mobilna, a faktura nadal poza centralnym systemem.
Cyfryzacja w praktyce wciąż bywa niejednoznaczna
Ta sytuacja pokazuje, że wdrażanie KSeF to nie tylko zmiana przepisów, ale również złożony proces technologiczny po stronie dużych sprzedawców. Różne kanały sprzedaży – kasa, aplikacja, sprzedaż samoobsługowa – mogą skutkować różnym „statusem” faktury.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność zachowania czujności i sprawdzania, w jakiej formie otrzymują dokumenty zakupowe, nawet jeśli transakcja była nowoczesna i w pełni cyfrowa. Brak faktury w KSeF nie musi oznaczać błędu, ale może wynikać z przyjętego modelu rozliczeń.
Wnioski na przyszłość
Zakup płynu do spryskiwaczy opłacony mobilnie, bez wizyty na stacji, okazał się kolejnym przykładem na to, że KSeF w codziennym użyciu potrafi zaskoczyć. Być może w przyszłości takie transakcje również będą w pełni obsługiwane w ramach systemu e-Faktur. Na razie jednak cyfrowa płatność nie gwarantuje jeszcze cyfrowej faktury w KSeF.